最近のオフィスの特徴とは⁈ また今後のオフィスはどんなカタチになるの⁈

こんにちは!!

広島県・山口県を中心にオフィスの環境作り、オフィスメンテナンス工事、オフィス内装工事、

オフィス移転のサポートをしている広島オフィスづくり.comです。

 

本日は “最近のオフィスの特徴とこれからのオフィスのカタチ” という観点でブログを書かせていただきます!!

 

 

昨今、新型コロナウイルスの影響もあり在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務などのテレワークが普及し、

様々な働き方が生まれ、働く場所も多種多様になってきています。

“どこでも仕事が出来る時代” というワードも多く耳にします。

 

しかし、そのキーワードとは裏腹に必ずオフィスに出社されて仕事をされる方も多くいらっしゃいます。

“どこでも仕事が出来る時代” とは言え、業務の中には

在宅勤務に適しているもの、サテライトオフィスでの勤務が有効的なもの、そして従来のオフィスで行うことが適しているものなどがあり、

それぞれに適した場所で業務を行っていくカタチには変化しつつも、やはりオフィスという空間は完全に無くなることはないのかと感じます。

 

そんな中、オフィスの特徴や機能性などは年々変化しつつあります。

生活圏の全体が働く場所としての選択肢となっていく中、

「オフィス」には何が必要なのか、その在り方を見直し、活用していくことが求められます。

 

今回のブログでは、変化し続ける最近のオフィスの特徴や、

これからのオフィスのカタチはこうなっていくであろう!という最新の情報をお伝えできればと思っています。

 

それでは、まず初めに皆さんの中で日本のオフィスのイメージは?と聞かれるとどのようなものをイメージされますか??

 

多くの方が以下のようなイメージをお持ちではないかと思います。

・部署やチームなどで集まった島ごとの机配置

・机や椅子は固定→各社員それぞれに固定席がある

・それぞれの机にはサイドキャビネットと呼ばれる収納場所が設置されている  …など

 

いかがでしょうか?

一部ですが上記のような内容が典型的な日本のオフィスの特徴です。

 

これまでのオフィスは、社員全員が同じ「時間帯」に、同じ「場所」に集まって働くための「空間」であることが主流(基本)でした。

 

ではなぜ日本のオフィスがそのようなカタチになっているのか?

それは、以下のような【機能性】があるからなんです。

・組織図(部署やチームなど)が反映されている座席の配置によって、ライン型組織の運営が容易になること

・部署やチームごとの集団で仕事を進めるにあたり、内々でのコミュニケーションが図りやすく、それによってスムーズに仕事が進むこと

・書類や資料を多く使用するため、デスクにそれらの資料を保管しておくための収納庫が整備がされていること

 

上記の【機能性】を持たせるため、人数分の座席の確保や最低限の環境(空調・電気・通信など)が備わっていればそれでOKだったのです。

そのため、一部で批判はありつつも”機能的”であった時代が長く続いてきた歴史があります。

 

ところがそれらの歴史が徐々に変化をしてきています。

その大きな要因は、1990年代以降にコンピューターやインターネットが職場で使用されるようになり、仕事環境が大きく変化したことです。

近年では特に新しい働き方のスタイルとして、フリーアドレス化やABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)などを導入したり、

企業のイメージを社内外へ訴求することに注力しているオフィスなども見られます。

 

世の中の変化の速度はどんどん速くなってきており、

それらに対応するために多くの社員がオフィスソフトを使うようになったことで、

集団で仕事をする体制から、1人での仕事(個人作業)や少人数のチーム・グループでの仕事が増えてきています。

そうした働き方が変わることによって、【オフィスに求められる機能性】も変わってきているのです。

 

 

 

新しいオフィスに求められることの多い【機能性】の例はこちら。

●1人仕事の増加

1人で集中して業務出来る場所(スペースや空間)

●部署やチームというよりも少人数のグループでのワークの増加

打合せや集まって仕事を行うためのミーティングスペースなど

●普段から組織図に関係なく、社員間での積極的な(フリーな)コミュニケーションの増加

リラックススペースやフリーアドレスデスクの導入、立ちミーティングの出来るバー風のカウンターなど

 

最近のオフィス(新しいカタチのオフィス)で特徴的なスペースは、

様々な形のコミュニケーションを促す空間(スペース)が多いことです。

また、そういった社内間でのコミュニケーションを促す(重視する)がゆえに、

逆にコミュニケーションをしない時間を作ることもできる集中スペース・席を配置する場合も増えています。

 

それらのコミュニケーション(社内・社外)重視の考えをもとに生まれる空間として多いのが以下の通りです。

○社内のコミュニケーション増加で新しく生まれることの多い空間

・オープンな会議スペース

・立ち話(立ちミーティング)スペース

・集中席、集中ブース

・ちょっとしたカフェのようなスペース(リフレッシュ・リラックススペース・マグネットスペース)

○社外のコミュニケーション増加で新しく生まれることの多い空間

・オープンな商談スペース

・セミナーやWEB会議などで使用できるスペース

・WEB商談やWEB会議などが出来る集中スペース(ブース)

 

ではそれぞれのスペースの特徴を上から一つずつご紹介していきます。

 

 

オープンな会議スペース

特徴:6人程度までの少人数ミーティングのニーズに対応。

必要な時にすぐに打合せ等が行えることで仕事のスピードアップを図ることが可能なケースが多い。

少人数のチーム・グループなどで仕事をする際のコラボスペースとしても利用が可能。

立ち話(立ちミーティング)スペース

特徴:立って話やミーティングをすることで会議や打ち合わせなどの時間短縮が見込める。

本格的な会議などではなく、チーム・グループのメンバーのタスクなどの確認や、5~15分程度の小規模なミーティングに使用される。

集中席、集中ブース

特徴:個人での資料作成やプログラミングなどといった、誰かに話をかけられて中断してしまうことを避け、1人で集中して作業を行うための場所。

ちょっとしたカフェのようなスペース(リフレッシュ・リラックススペース・マグネットスペース)

特徴:社員が自然に集まる場所を作り、部署やチーム・グループなどに関わらず

社員間の雑談(コミュニケーション)を促すことを目的とする場所。

社員が自然に集まるよう、オフィス内の機能性スペース(複合機、文具、飲み物、ゴミ箱、コートラック等)を集約するパターンが多い。

ほかにも、カフェカウンターなどを設けて、コーヒーなど飲み物を飲みに来る社員間の会話を促すなどの形も多い。

オープンな商談スペース

特徴:企業間のコラボ、外注増加などで増える商談、打ち合わせニーズに応えるため、

守秘度の高くない商談や業務打合せ用に、商談室の数を補うために設置される。

セミナーやWEB会議などで使用できるスペース

特徴:自社開催、貸し会議室など、セミナー会場にも使用することができ、複数名で使用することが可能なスペース。

大型プロジェクターや演台、折りたたみ椅子等を用意しつつ、普段は休憩スペースなどで使用されることも多い。

 

このような “新しい【機能性】”  へと変化しつつある中で、普段の業務のちょっとした報告・連絡・相談もビジネスチャットやLINEなどで行えたり、

対面での会議やセミナーがWEB会議になったりと、これまでのスタイルから様々なことが代替されるようになってきています。

 

「じゃあ、オフィスという存在(空間)はなくなっても問題ないのでは?」と思われる人も多くいらっしゃるかと思います。

 

しかしその一方で、実際にはリアルなコミュニケーションも大事と気付かれる人が多いのも事実です。

 

集中して行うソロワークは、在宅勤務やコワーキングスペースなどを使用することが適していますが、

アイデアの出し合いや企画の会議などの場合だと画面越しではないコミュニケーションが重要になる場合も多くありますよね!

さらに、オフィスに出て、社内外の人たちと接することで得られる刺激が業務の推進力や個人のモチベーションなどにつながるといったケースもあります。

(※実際に私は上記のようなタイプです!!)

社内外の人たちとの接点でモチベーションを上げたりしています!

 

このように今後は、“目的をもってオフィスに行く” というスタイルになっていくことが予想されます。

例えば…

「今、オフィスに○○さんがいるから少し打合せ等も兼ねて行ってみる」とか、

「今日はオフィスのリフレッシュスペースでアイデア出しを行った後で、ソロワークは在宅で行おう」などといった感じです。

 

また私自身が重要なこととして感じることの一つに、

オフィスという結束・集束の場が完全になくなってしまうと、会社への帰属意識が薄まっていってしまうこともあります。

オフィスという存在(空間)はその企業・会社のアイデンティティを表す場としても重要なのではないでしょうか?

そういった意味でも、オフィスが完全になくなるというよりは、

リアルなコミュニケーションを行う場として、社員の皆さんが集まれる場所となる可能性が考えられます。

オフィスを見直して目的【機能性】を持たせ、最適化する場合に、縮小を考えることも一つですし、

空いているスペースをこれまでとは別の用途として有効活用されるのも一つです。

 

最後のまとめになりますが、オフィスは今後、様々なところで見直しが行われ、最適化されていくと思います。

リアルにコミュニケーションが取れ、社員の皆さんが集まる場所としてのオフィスというカタチは

テレワーク環境の整備と並行して整っていくでしょうし、実際にそういったオフィスのカタチにされる企業さんは増えています。

 

私たち “ 株式会社 弘法(KOBOグループ)” も100周年という節目の年に向けて、現在本社のリニューアル工事を行っております。

「これらのオフィスとは」の考えをもとに弊社代表とリニューアル工事のプロジェクトに参加している社員の方々が中心となって進めてくださっています。

私も従業員(社員)の一員として、「自身が働くオフィスがどのように完成するのか、どう変わるのか」楽しみな気持ちでいっぱいです!!

今回は、最近のオフィスの特徴や今後のオフィスのカタチとは と題しまして、私の個人的な見解も混ぜながら記事を書かせていただきました。

広島オフィスづくり.comは広島県・山口県でオフィスのレイアウトや内装工事などオフィスに関わる様々なサポートを行っています。

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