広島県建設労働組合 第七地域連合広島様の事務所は築年数が50年を経過していました。耐震性に不安があることから建て替えすることになり、オフィスづくりのご相談をいただきました。建て替えを進めるにあたり、耐震性のある安全な会館にするだけでなく、働く職員や訪れる組合員の方にとっても喜ばれる会館にすることを目的にオフィス計画がスタートしました。

計画を進めるにあたり、新会館への想いやご要望をヒアリングさせていただきました。以前のオフィス環境の課題と新しい会館で実現したいことを確認させていただきました。

建て替え前の課題はこちらです。

以前のオフィス

①窓口対応業務が不便
以前の会館の窓口は顧客対応が不便で非効率な点がありました。
事務所の窓口は高いカウンターしかなかったため、車椅子の方が来訪した際には、ご迷惑をおかけしてしまうことがありました。また、窓口で対応する際にパソコンを使用する作業の必要がある場合には、パソコンを利用するたびに毎回窓口から自身のデスクへ戻らなければならず、デスクと窓口の行き来で非効率的でした。

②会館内の照明・空調環境が不便
会館のオフィススペースは採光が不十分であったため、一日中暗く、書類の記入作業を行うのに適した照明環境ではありませんでした。また、空調環境も不十分だったため、冬は寒い環境で業務をしていました。

③作業スペースの狭さ
以前のオフィスは作業スペースが不十分でした。そのため、事務所内の各従業員のデスク上が狭く、パソコン作業や書類の仕分け、手書きの文章作成など、様々な作業を行うにあたって不便だったそうです。

全体の図面（パース）

こちらは新会館のオフィススペースの全体図です。各スペースを順にご説明いたします。

窓口

組合員などの訪問者が訪れる窓口は、親しみやすさを感じる空間になりました。当初はコンクリートでの建築も検討されましたが、大工の団体であることを踏まえ、木造建築にされています。また、バリアフリーへの対応として、車いすの高さを配慮したカウンターを設置しています。さらに、組合員にわかりやすく説明するためのモニターや、キャッシュレスレジなどのデジタル機器を導入したことで、来訪者の満足度も高まる環境になりました。

 執務スペース

職員の執務スペースは、黒を基調とし、適度にグリーンを取り入れたデザインにしました。目に優しいグリーン、木目、ブラックの3基調を採用することで視覚的にも安定感のある空間になります。職員がリラックスして業務をすることができ、仕事の効率化を促進することを目的にしています。

オフィスのデジタル環境

パソコンが内蔵されたモニターであるデジタルミーティングボードを導入しました。スケジュール管理は元々ホワイトボードに随時記入していましたが、デジタル化をすることでリアルタイムの予定管理や共有ができるようになりました。その他にもデジタルミーティングボードに内蔵されているホワイトボード機能が活用されています。今後は、会議や打ち合わせ用にモニターとして使用するなど、様々な用途でのさらなる活用が期待されています。また、新オフィスでは社内ネットワークを無線LAN化しました。基本は有線LANを使用していますが、無線LAN化したことでノートパソコンであれば移動しながら好きな場所で業務を行うことが可能になりました。

オフィスの配線環境を整備してスッキリしたオフィスへ

配線ケーブルがぐちゃぐちゃになっていると、来客からの見栄えがよくありません。また、足を引っかけての従業員の怪我や機器のトラブルに繋がるリスクがあります。
広島県建設労働組合 第七地域連合広島様では、OAフロアを導入して床下に配線ケーブルを格納したり、デスク周辺の配線ケーブルを束ねたりすることで、配線ケーブルをスッキリ収納しています。通常は有線LANを使用していますが、OAフロア化によりケーブルがデスクの足元に収まりスッキリとしています。

新オフィスから得られた効果

会館の建て替え後、新オフィスにしたことで得られた効果をヒアリングさせていただき、下記のような嬉しいお声をいただきました。

●　窓口のお客様側にはローカウンターを設置し、車いすの方や高齢者の方が座りながら窓口をご利用頂けることとなり、お客様満足度が向上
●　窓口対応業務でパソコンの使用が必要になった際にはわざわざ自席に移動する非効率な動線だったが、窓口でパソコン業務もできるようになり業務効率が改善。顧客を待たせる時間も削減
●　木材を多く取り入れた会館にしたことで職場のイメージが変わり、実際働く職員だけでなく、組合員にも満足いただいている

暗く寒い空間が明るく過ごしやすい空間になり、木目やグリーンを多く取り入れリラックスできるようにしたことで、働く職員や来訪者の気分も今までよりも明るい気分に繋がっていると感じられているそうです。

まとめ

代表者の想いや全社員の想いを基に、現状の課題を把握し、その課題を解決するオフィスづくりを検討するだけでなく、デジタル化や運用ルール、風土を含めた働き方まで検討をすることが大切です。今回のように広島オフィスづくり.comでは、お客様のご要望や課題を解決するご提案をさせていただいております。

弘法は広島県でのオフィスづくりに一括対応しています。オフィス新設や移転など幅広く対応していますので、「働くオフィス環境を変えたい」、「レイアウトを変更したい」、とお考えの方もお気軽にご相談ください。オフィスづくりの目的を伺い、業績アップや採用力向上、生産性向上、コミュニケーション活性化に繋がるご提案をさせていただきます。

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