こんにちは！！

広島県を中心にオフィスの環境作り、オフィスメンテナンス工事、オフィス内装工事、オフィス移転のサポートをしている広島オフィスづくり.comです。

ペーパーレスのご相談

先日、お客様より、ペーパーレス化を進めたいとのご相談をいただきました。

どのような目的でペーパーレスを進めたいのか詳しくお伺いしてみると、

「保存が必要な文章を紙ではなくデータで保存したい！」

というのが一番のご要望でした。

広島オフィスづくり.comでは、お客様のペーパーレス推進のお手伝いをしております！

お客様の現状の紙書類の把握から、ペーパーレス環境構築、データのPDF化のお手伝いまで行っておりますので、まずはお気軽にご相談くださいね。

では、続いては、ペーパーレス化を進めるメリットについてご紹介します。

ペーパーレス化を進めるメリット

ペーパーレスを進めていくメリットをご紹介します。

メリット①　日々の経費を削減できる

紙出力を抑えると、コピー機のランニングコスト、用紙代の削減につながります。

日々の経費削減は大きな魅力と言えるのではないでしょうか。

また、コストだけでなく、業務効率化が見込まれるため、時間や労力などの削減にもつながります。

メリット②　保管スペースの削減・オフィスの整理整頓につながる

紙はかなりのスペースを取ります。

書庫の中には書類だらけ、オフィスの中は書庫だらけ…と紙にスペースを取られて有効的なスペース活用ができていないとお困りの方も多いのではないでしょうか？

保存方法をデータに切り替えれば、物理的な保管スペースが必要無くなります。

結果、今まで文書保管のために使われていたスペースの有効活用（新たに業務スペースを設けたり、執務スペースを広くしたり！）が可能になると同時に、整理整頓が進みます。

メリット③　情報漏洩などのリスク低減

紙媒体で起こりうる置忘れなどの人為的ミスによる情報漏洩リスクを減らすことができます。

データで保存している情報については、UTMなどセキュリティー対策をしっかりと行うことで情報漏洩のリスクも低減します。

メリット④　書類の検索・閲覧が容易になり、業務効率が上がる

電子化が進み、データの名付けや保管方法のルールが徹底されたら、紙媒体に比べ検索性が飛躍的に上がります。

当社でも、紙媒体での書類検索に数分かかっていたものが、データであれば数十秒でヒットするようになった実績がございます♪

また、データを社内の共有サーバーやクラウドに保存しておけば、社外にいてもデータの閲覧が可能になり、テレワークやサテライト勤務など様々な働き方に柔軟に対応しできるようになります。

メリット⑤　環境への配慮
ペーパーレス化は、紙の原料である木を守るだけでなく、「脱炭素社会」の実現に向けて協力することにつながります。

ペーパーレス導入にあたり準備すべきことは？

次に、ペーパーレス導入にあたり準備すべきことをご紹介します。

準備①　目的・目標を決める

コストの削減をしたい、検索を早くして業務効率を上げたい、収納スペースを減らしたいなど、ペーパーレス化の目的は様々です。

社内で目的をしっかりと明確化し共有することで、同じ目標に向かってスムーズに運用を進めることができます。

準備②　現状（減らせるもの）の把握

何を印刷しているのか、印刷コストが毎月どれくらいかかっているのか、印刷時間にどれくらい取られているのか…

印刷にまつわる現状を把握する必要があります。

また、現状の保管スペースの把握も大切です。

現状の書類量に対しどの程度のスペースを使っているのか、しっかり確認しておけば、ペーパーレス後の書庫量などの調整に役立ちます。

そこから、減らせるもの・減らしたいもの・減らすべきものをピックアップしてみましょう。

準備③　紙媒体の種類の確認

現在紙で出力している書類を分類し、使用目的や使用部署を明確にしましょう。

その後、紙で残しておくべきか電子化するかの判断をします。

ペーパーレスを進めるにあたって、紙媒体すべてを電子化するのが良いわけではありません。

それぞれの会社様の業務内容（実務）に合わせて、紙でそのまま残すもの、データ化するものの仕分けをする必要があります。

準備④　ツールの決定

電子化するための機器やシステムを選定します。

同時に、保存方法をどうするか（社内共有サーバーなのか？クラウドなのか？等）も決めていきましょう。

セキュリティー対策もしっかり検討しなければいけません。

準備⑤　社員全員で取り組む！という共通認識を持つ

ペーパーレスは、社員全員の業務関わってくることです。

トップダウンのみで決めるのではなく、社員全員でルールを決めて、全員で取り組める体制をつくりましょう。

ペーパーレスのご相談は広島オフィスづくり.comへ！

いかがでしたでしょうか？

ペーパーレスへの取り組みに対するメリット・必要な準備についてお伝えしました。

ただ、実際にペーパーレスを進めるにあたり、社員のみでは難しい…とお思いになることもあるかと思います。

そんなときは、ぜひ広島オフィスづくり.comへご相談ください！

広島オフィスづくり.comでは、自社のペーパレスに関する取り組み実績をもとに、お客様のペーパーレス環境構築のお手伝いをしております。

いつも広島オフィスづくり.comをご利用いただきましてありがとうございます。

広島オフィスづくり.comは広島県でペーパーレス化のサポートを行っています。

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